RSS

Skapa schema i OpenOffice Kalkylark

12 Jun

Jag sitter nu tillsammans med en arbetskamrat och försöker lägga ett schema för hösten. Schemat behövde helt enkelt en total genomgång. Efter att ha letat efter något program för schemaläggning, har jag insett att det bara är att kavla upp ärmarna och försöka skapa ett själv.

Uppdatering 100709 Nu har jag laggt upp mitt schemaläggningsark för nedladdning.

Uppdatering 121004 Instruktionerna gäller även för LibreOffice, som är en klon av OpenOffice.

Eftersom jag inte kan programmer, har jag istället försökt lära mig hur man kan skapa schemat i OpenOffice Kalkylark. Det är ett program som motsvarar Microsoft Excel. Det som står här gäller alltså OpenOffice, inte Microsoft Excel. Eftersom schemat ska kunna användas på jobbet, där det finns bara Excel, måste jag senare försöka hitta motsvarigheterna till det jag beskriver här.

I det här inlägget vill jag bara ta upp de tekniker jag använder för att skapa schemat. Jag tänker att själva schemat kan jag lägga upp runt nästa helg. Kanske är det någon kunnig person som kan ge mig ytterligare tips.

Namnge celler

Namnet på en cell är en kombination av en bokstav, som står för kolumnen, och en siffra, som representerar raden. Den kan alltså se ut så här: AJ32. Det är inte ett så meningsfullt namn och det är svårt att komma ihåg. Därför finns det en möjlighet att döpa enskilda celler, att namnge dem.

Det enklaste sättet är att gå till den ruta uppe i verktygsfältet där den aktuella cellen står angiven. Man klickar i rutan och skriver in ett namn. Men det går också att göra det här genom att markera cellen och sedan gå till menyn Infoga – Namn – Definiera.

Man kan då ge cellen ett meningsfullt namn som talar om något om innehåller. Det gäller här att tänka efter så man inte får två celler med samma namn.

Vill man nu använda sig av namnet i en formel, är det bara att istället för t ex AJ32 ange det namn man har gett till cellen. Har vi alltså en cell där vi har summerat inkomster och en cell som summerar utgifter, kan vi namn ge cellerna och använda namnen när vi gör formeln som talar om hur mycket vi har kvar. Det kan då se ut så här:

=inkomster-utgifter

Men man kan även använda det bara för att exakt upprepa innehållet i cellen på en annan plats i tabellen. Kanske vill man bara behöva ange ett namn en gång, inte på vart enda ställe där det ska dyka upp. Då kan det se ut så här:

=cellnamn

Formatera innehållet i cellen

OpenOffice har ingen möjlighet att gissa vilken typ av data du skriver in i cellen. Därför måste man ange det. I schemat använder jag mig av klockslag, vilket inte är standard.

Markera cellen och högerklicka. Välj Formatera cell – fliken Tal. När det gäller beräkningar av klockslag väljer man Tid i rutan Kategori. Sedan väljer man format och jag har då valt 13:37, alltså TT:MM-formatet.

Observera att timmar och minuter skiljs åt av ett kolon, inte en punkt.

Dölja och visa kolumner

I det schema jag gör behöver jag räkna ut arbetstiden mellan två klockslag och sedan dra bort tiden för rasten. Beräkningen måste finnas där, men den behöver inte synas. Om man nu inte vill kontrollera så att arbetstiden inte överstiger 8 timmar per dag.

Man kan då välja att dölja just den kolumnen. Markera kolumnen, högerklicka och välj Dölj. Kolumnen försvinner utom synhåll. Man kan se om det finns dolda kolumner i och med att det ser ut som om man hoppat över någon bokstav i alfabetet. Dessutom är det streck som avdelar kolumnerna något tjockare där det finns en dold kolumn.

Vill man ta fram kolumnen igen kan man antingen markera hela tabellen eller bara de kolumner som ligger runt om den som är dold, högerklicka och välj Visa.

Infoga kommentarer

För att ge förklaringar t ex vad som ska göras i vissa celler, kan man använda sig av kommentarer. Dessa syns som en lite röd fyrkant i cellens övre högra hörn. För man muspekaren över cellen dyker texten upp.

För att skapa en kommentar högerklickar man i cellen, väljer Infoga kommentar och skriver in kommentaren. När man är klar klickar man var som helt i tabellen.

Formateringar

När det gäller att ändra utseendet på innehållet i celler, är det samma som när man gör motsvarande i ordbehandlaren. Man kan alltså t ex byta font och storlek, fetta och justera, ändra färger för att få ett mer tilltalande utseende.

Formler

Det som gör kalkylarket användbart är de formler man kan använda för att göra beräkningar. Så en viktig del i mitt skapande av schemaprogrammet har varit att hitta lämpliga formler som gör det jag vill ha gjort. Eftersom jag inte kan så mycket om det här eller är någon matematiker, så har den här delen varit en utmaning.

Så här långt är det tack och lov bara en lite mer avancerat formel jag använder. I övrigt är det mest plus och minus.

Tänk på att alla formler i OpenOffice börjar med ett likhetstecken.

Plus och minus

Min första uppgift var att beräkna arbetstiden per dag minus rasten. Det gör jag genom att ta klockslaget i cellen för när arbetstiden slutar och ta det minus cellen för när arbetstiden börjar. Jag har gett ett namn på den cell där uppgiften om hur lång rasten är, så jag kan sedan dra bort rasten genom att ange den cellens namn.

=E3-C3-rast

När arbetstiderna för hela veckan är beräknade, vill jag kunna lägga ihop dem för att få reda på hur många arbetstimmar det blir i varje vecka. Jag måste då addera resultatet från fem celler.

=SUMMA(F3;J3;N3;R3;V3)

Vad formeln gör är att räkna ut summan för dessa fem celler, vilka då ligger åtskilda av andra celler. Hade de legat intill varandra hade man istället använde ett kolon.

Addition handlar det också om när jag vill veta hur många arbetstimmar det blir på fyra veckor. Jag har då varje vecka som en separat cell och det är dessa jag lägger ihop.

Räkna vissa celler

Men jag vill också veta hur många personal det finns vid ett givet klockslag. Och det här kräver då en lite mer avancerad funktion. Efter ett visst letande och testande, fann jag funktionen ANTAL.OM.

Vad den gör är att leta efter hur många det finns av något som uppfyller det krav man har. Den formeln behöver veta två saker: bland vilka celler den ska leta och vad den ska leta efter.

Först vill jag veta hur många personer det finns före ett visst klockslag.

=ANTAL.OM(C3:C18;"<=7:30")

Det här betyder att formeln kommer att leta i cellerna mellan C3 och C18 efter ett klockslag som är lika med eller tidigare än 7:30. Resultatet är det antal celler där det här villkoret finns. Det blir alltså det antal personer som börjar jobba 7:30 eller tidigare.

Men jag vill också veta det omvända: hur många som finns efter ett visst klockslag.

=ANTAL.OM(E3:E18;">=16:00")

Det här betyder att formeln kommer att leta i cellerna mellan E3 och E18 efter ett klockslag som är lika med eller senare än 16:00. Resultatet är det antal celler där det här villkoret finns, alltså det antal personer som finns kvar på jobbet efter klockan 16.00.

Lägg märke till två saker. För det första så är hela villkoret satt inom citattecken. För det andra skiljer sig formlerna åt genom att den ena använder tecknet mindre än (<) medan den andra använder större än (>) följt av ett likhetstecken.

Så här långt

Det här är alltså det jag har använt mig av så här långt. Med det har jag lyckats få ihop ett enkelt program för att skapa ett personalschema. Man kan säkert utveckla det här på många olika sätt, men just nu funkar det bra för vi slipper sitta och räkna de här uppgifterna för hand. Och det var själva tanken med det hela.

Creative Commons License
Det här verket av Maths Göthe är licensierat under Creative Commons Erkännande-Dela Lika 2.5 Sverige License.

Annonser
 
18 kommentarer

Publicerat av på 12 juni 2010 i Dator, OpenOffice, Schemaläggning

 

Etiketter: , , , , , ,

18 svar till “Skapa schema i OpenOffice Kalkylark

  1. Anneli

    01 juli 2010 at 19:23

    Precis vad jag letar efter.
    Har googlat runt efter schemaprogram för att göra höstens personalschema men det verkar som att man får bygga själv det man behöver.
    Har däremot inte open office men ska se om jag kan bygga i excell.

     
    • Maths

      01 juli 2010 at 19:38

      Det går naturligtvis att göra det i Excel och jag lär få ”översätta” det jag har gjort i OpenOffice till Excel-format innan vi kan använda det fullt ut på jobbet. Tänk alltså på att det här är formler som finns i OpenOffice, men det finns motsvarande i Excel. Jag ska försöka hinna med att lägga upp mitt schemaprogram snart, så kan andra ha något att utgå från när de skapar egna.

       
  2. Calle

    07 september 2010 at 06:26

    Låter intressant, men länken till ditt ark pekar till det förra inlägget i ämnet, hittar ingen länk till ditt ark.
    Vill gärna kika på det =)

     
    • Maths

      07 september 2010 at 19:37

      Ooops! Ja, det blev visst fel där. Men nu har jag förhoppningsvis rättat det så att länken stämmer. Annars är den här också.

       
  3. Veronica

    13 februari 2012 at 09:46

    Hej. Tittade på din mall som verkade jätte bra. Vi har dygnet runt öppet och jag prövade att lägga dessa natt tider men då räknade mallen inte det timmarna. och jag är helt okunning i hur man kan göra. Varför räknar det inte klockslagen som är på kvällar och nätter?

    Tacksam för hjälp!

     
    • Maths

      13 februari 2012 at 17:27

      Det var konstigt. Om jag lägger in tiden 21:00 till 6:00 så visar det 8:30 timmar. Så långt allt väl. Men i sammanfattningen blir det helt fel: det blir ett negativt tal.

      Vad sammanfattningen gör, är att summera ett antal dolda celler. Det är alltså värdet i dessa celler som läggs ihop. Därför är det helt klart konstigt att det inte blir rätt när siffran i cellen är rätt. Tyvärr kan jag inte förklara det så här på en gång. Jag förstår inte själv vad som händer.

      Schemat är skapat för att hantera tider 6:30 till 18:30, inte nattider. Därför har jag inte stött på det här problemet förrän nu. Jag ska fundera på saken och se om jag kan komma fram till något.

       
  4. Veronica

    13 februari 2012 at 21:54

    Okej. jag kikar in imellanåt för att se om det funkar på vårt schema:)

     
  5. Hanna

    07 juni 2012 at 11:21

    Hej!
    Jag testar ditt schemaläggninsark och tycker att det fungerar mycket bra. Jag funderar på det här med planeringstider. Kan man ha en cell, t.ex. AL 23, där man lägger in en viss längd på planeringstiden, t.ex 1 timme. I schemat skriver man då den tiden en person slutar i barngrupp, lägger till AL23 i formeln för sammanräkningen och så multipliceras den med 4 i en kolumn före AQ som heter ”+planering”, t.ex. I cell AL24 kan man skriva 2 timmar, i AL25 3 timmar osv, för att det ska fungera för olika längd på planeringstiden. Är det möjligt?

    mvh
    Hanna

     
    • Maths

      07 juni 2012 at 13:22

      Planeringstid är ett problem, både att få ut och att få in i schemaläggningsarket. Det beror lite på hur man lägger upp planeringstiden. Kör man med ”förtroendetid”, alltså att personen själv får ansvar för när den tar ut sin planering, då skulle jag spontant säga att ditt förslag nog fungera. Vill du testa din idé skapar du en kopia av filen och prövar din idé. Fungerar det kan du alltid föra in det i det riktiga schemat.

      Själv ville jag ha angivet när en person skulle få ta ut planering, då anslutning till det schema man ser. Det jag testar nu är att ha ett nytt schema under området med Personal på bestämda tider. Upplägget påminner om själva schemat och man kan ute till höger se hur mycket varje person har i planeringstid. Det är mest användbart för att se att personen fått rätt mängd timmar, tyvärr. Problemet är att man får två scheman som man manuellt måste matcha. Eftersom jag inte är riktigt nöjd med lösningen, så har jag inte lagt till det i filen som du kan ladda ner.

       
  6. Öjvind Diderichsen

    31 januari 2013 at 12:40

    hej

    tack så mycket för din schemamall, väldigt användbar.

    en lite putsning:
    fick hjälp av en excelexpert på volvo it med att redigera lite i formeln för hur man vissar timmar minuter och sekunder på de ställen där det är mer än 24 timmar. om man ändrar koden till [tt]:mm så slipper man sekunderna som ändå alltid är 00, alltså högerklicka på cellen, välja ”formatera celler…” och sedan skriva in ”[tt]:mm” under ”Typ:”.

    mvh Öjvind

     
    • Maths

      31 januari 2013 at 21:21

      Tack! Jag har nu uppdaterat arken. Men måste fundera lite hur jag utformar de ark som räcker 6 veckor.

       
  7. Henrik Sundström

    07 januari 2017 at 13:48

    Kalkylark är programmering, vilket jag inte är ensam om att påstå: https://www.youtube.com/watch?v=0CKru5d4GPk

     
    • Maths

      08 januari 2017 at 16:17

      Nja, det kan kanske finnas en gråzon mellan det som finns i en applikation och hur applikationen fungerar med operativsystem och hårdvaran i datorn. I det förra fallet är det formler för beräkningar inom Excel, medan det i andra fallet är hur själva Excel samspelar med själva datorn och där har vi programmeringen, skulle jag säga.

       
      • Henrik Sundström

        08 januari 2017 at 19:21

        Det är sant.
        Det är imho också sant att även det enklaste interagerande med en maskin kan kallas programmering, typ att på en bensinmack medelst finger välja vilken pump en vill använda. Eller finns det en godtycklig gräns?

         
        • Maths

          09 januari 2017 at 17:31

          Att välja pump på bensinstationen, ange pinkod till bankomatkort, välja fet stil för texten i ordbehandlaren, uppdatera lösenord till sin mail etc är inte programmering. Det är att använda ett programs användargränssnitt. Inte ens när jag skriver inlägg här på WordPress behöver jag bry mig om den kod i PHP som wordpress bygger på. Om jag kör en egen server och installerar wordpress skulle jag kunna anpassa programmet genom att skriva kod, att programmera, men hela tanken är att jag ska slippa det, att allt bara ska fungera för mig som användare.

          För att gälla som programmering måste du på något sätt samspel med det underliggande operativsystemet och datorns hårdvara. Det innebär att du måste kunna ett programmeringsspråk. Det kan handla om C, som man måste kompilera, Python, som körs direkt, eller PHP. Grundläggande är att du som användare aldrig kommer i kontakt med den nivån i programmet.

          Excel är skapat av programmerare. Jag vet inte i vilket programmeringsspråk. När jag använder Excel kan jag mata in data, siffror eller text, men också formler som på något sätt bearbetar siffrorna och texten. Jag använder då programmet och behöver inte bry mig om den programmering som får själva Excel att fungera.

          Finns det en godtycklig gräns? Här kan jag för lite för att veta om det finns något område där det är oklart. Om det finns är det inte så vanligt.

           
          • Henrik Sundström

            10 januari 2017 at 10:02

            När man drar en gräns mellan vad som är programmering och vad som inte är det, så är valet av gräns godtyckligt, dvs man kan dra gränsen var som helst med godtycklig motivering.

            Exempelvis kan en kretskortsdesigner eller liknande hårdvarudesigner hävda att mjukvaran som körs mot hårdvaran bara är användare som utnyttjar hårdvarans användargränssnitt, ungefär som att en teoretisk fysiker kan avgränsa en teori med att säga ”resten är kemi”, samtidigt som ironiskt nog hårdvaruutvecklaren själv utnyttjar de gränssnitt som finns inbyggda i processorer, kretsar och andra komponenter.

            Kanske ska en definition av vad programmering är innefatta ”algoritmmanipulation”.

            HAr för mig att jag hört att Excel skrevs i C, men jag hittade annorlunda: http://www.lextrait.com/vincent/implementations.html

             
            • Maths

              10 januari 2017 at 19:19

              Tyvärr är jag inte med dig. Jag är inte helt säker på vad du tänker dig att vinna med det här. Betydelsen av ord är på ett sätt alltid godtyckliga och kan förändras över tid. Men när man försöker minska på nyanserna vinner man ingenting. Det finns helt klart en poäng i att skilja på den person som skapar Excel, programmeraren, och den som använder programmet, ibland kallad slutanvändaren. Att man ”skulle kunna hävda” är inte det samma som att man borde göra det eller att det är funktionellt att göra det. Så snäll, gör inte världen mer luddig.

               
              • Henrik Sundström

                10 januari 2017 at 19:33

                Jag tycker inte det är ett problem med tvetydighet, snarare är det bra att vara medveten om detaljer och subtiliteter. Det är imho en styrka att kunna rymma flera, ofta motstridiga, tankar i huvudet.
                Det finns de som använder excel som ordbehandlare, men det finns även de som använder excel som programmering.
                Men för min del får du gärna ”vinna” denna konversation, om det ur din synvinkel är poängen med den. Tack för dina synpunkter.

                 

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

 
%d bloggare gillar detta: